Data- og Privatlivspolitik

1. Baggrund og formål

Raven Computers er en enkeltmandsvirksomhed, der tilbyder IT-support, rådgivning og relaterede ydelser til private og mindre virksomheder samt redaktionelle, fotografiske og kreative aktiviteter gennem virksomhedens tilknyttede brands og projekter.

Denne privatlivspolitik gælder for Raven Computers og de nuværende brands og projekter Raven Rock Site, P. Hesselø Photo og Medieval Fantasy samt fremtidige brands, projekter og varemærker, der drives eller anvendes under Raven Computers eller fremgår under “Vores brands” på hjemmesiden.

Raven Computers er dataansvarlig for behandlingen af personoplysninger i forbindelse med disse aktiviteter, herunder kundekontakt, support, licensadministration, fakturering og bogføring, medmindre andet fremgår af denne privatlivspolitik.

Som led i aktiviteterne kan der behandles personoplysninger om privat- og erhvervskunder, samarbejdspartnere, freelancere, medvirkende, bidragydere, besøgende på hjemmesider og sociale medier samt personer, der kontakter Raven Computers eller de tilknyttede brands og projekter.

Denne privatlivspolitik beskriver, hvilke personoplysninger der behandles, hvorfor og hvordan de behandles, hvem oplysninger kan deles med, hvor længe de opbevares samt hvilke rettigheder den registrerede har.

Politikken gælder uanset, om kontakten sker via hjemmeside, kontaktformular, e-mail, SMS, telefon, sociale medier, fjernsupport eller personligt.

2. Hvilke personoplysninger behandles

Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige for det konkrete formål, og begrænser mængden af personoplysninger mest muligt.

Der efterspørges som udgangspunkt ikke følsomme personoplysninger eller andre særlige kategorier af personoplysninger som led i almindelig kundeadministration. Kunder opfordres derfor til ikke at sende sådanne oplysninger, medmindre de konkret er nødvendige for en aftalt opgave.

Hvis følsomme eller andre personoplysninger undtagelsesvis bliver synlige under en supportsag, behandles de kun i det omfang, det er nødvendigt for opgaven, og registreres ikke automatisk som faste kundedata.

Personoplysninger modtages normalt fra den registrerede selv. I de redaktionelle, fotografiske og kreative aktiviteter kan oplysninger også modtages fra de samarbejdspartnere og kilder, der er beskrevet i afsnit 2.3 og 2.4, herunder offentligt tilgængeligt researchmateriale.

2.1 Fast opbevarede kundedata

For at kunne identificere kunden, oprette eller finde et kundeforhold, behandle en sag og foretage korrekt fakturering kan vi registrere:

• fulde navn
• postadresse
• e-mailadresse
• telefonnummer
• kundetype
• firmanavn og CVR-nummer for erhvervskunder
• oplysninger om aftalte ydelser, licenser og øvrige relevante forhold i kundeforholdet
• oplysninger nødvendige for tilbud, fakturering, betaling og bogføring

En eventuel besked eller anden korrespondance fra kunden kan indgå i den konkrete sag.

Der opbevares ikke flere faste personoplysninger end nødvendigt.

I forbindelse med virksomhedens øvrige aktiviteter kan der desuden behandles navn, rolle, krediteringsoplysninger og portrætfoto på samarbejdspartnere, skribenter, fotografer, tegnere og andre medvirkende.

Ved offentliggørelse af materiale kan ophavsmanden krediteres ved navns nævnelse i overensstemmelse med den konkrete aftale og almindelig branchepraksis.

Portrætfotos anvendes ikke med henblik på biometrisk identifikation.

2.2 Supportrelaterede oplysninger og fjernsupport

I forbindelse med konkrete supportsager kan vi midlertidigt få adgang til eller behandle oplysninger om blandt andet:

• kundens hardware, software og konfiguration
• fejl- og driftsoplysninger samt systemindstillinger
• filer, konti eller licenser, som kunden giver adgang til
• oplysninger nødvendige for installation, registrering, fejlfinding eller garantihåndtering for hardware
• midlertidige adgangsoplysninger, når de er nødvendige for den aftalte opgave

Fødselsdato behandles kun, når den konkret er nødvendig, eksempelvis ved kontooprettelse, aldersverifikation eller teknisk konfiguration. Købsdato på hardware kan anvendes ved garantiregistrering.

Sådanne oplysninger registreres ikke som faste kundedata alene af den grund.

Hvis oplysninger videregives til eksempelvis en hardwareproducent som led i garantiregistrering eller en anden ydelse hos producenten, behandler producenten oplysningerne efter sine egne vilkår og databeskyttelsesregler.

Ved oprettelse eller gendannelse af backup kan vi efter aftale få adgang til de data, kunden ønsker omfattet, eksempelvis dokumenter, billeder, videoer, musik, downloads, e-mails, kontakter, bogmærker og skrivebordsbaggrund samt, hvor det er teknisk muligt og nødvendigt, gemte adgangskoder og licensoplysninger.

Midlertidige arbejdsnoter og dokumenter, der indeholder adgangsoplysninger eller andre oplysninger, som alene er nødvendige under opgaven, opbevares ikke som almindelige kundedata. De slettes eller destrueres sikkert efter opgavens afslutning, medmindre oplysningerne fortsat er nødvendige som led i en særskilt aftalt administration.

Adgang til kundens oplysninger sker kun med kundens accept eller som led i en konkret aftale og kun i det omfang, det er nødvendigt for opgaven.

Vi anvender aktuelt TeamViewer QuickSupport til fjernsupport. TeamViewer Germany GmbH behandler i forbindelse med Raven Computers' erhvervsmæssige brug af tjenesten relevante personoplysninger som databehandler på vegne af Raven Computers efter den gældende databehandleraftale.

QuickSupport kræver ikke installation og giver ikke permanent fjernadgang til kundens enhed. Kunden starter selv programmet og godkender forbindelsen. Programmet kan slettes efter supporten, mens tilbagevendende kunder efter eget ønske kan beholde det lokalt til senere brug.

Fjernadgangen anvendes kun til den aftalte opgave. Kunden bestemmer, hvilke enheder og oplysninger der stilles til rådighed, og kan afbryde forbindelsen når som helst.

Under fjernsupport kan personoplysninger, som er synlige på kundens enhed, blive behandlet i det omfang, det er nødvendigt for opgaven.

Der foretages ikke optagelse eller systematisk logning af indholdet af fjernsupportsessioner.

Midlertidige supportoplysninger slettes eller anonymiseres, når den konkrete sag og det relevante dokumentationsbehov er afsluttet.

Skriftlig kommunikation har en særskilt kort opbevaringspraksis, som er beskrevet i afsnit 11.

2.3 Redaktionelle og fotografiske aktiviteter

Raven Rock Site

Raven Rock Site beskæftiger sig med redaktionelt arbejde, musikjournalistik og fotografi.

I den forbindelse kan der behandles:

• oplysninger om artister, medvirkende og samarbejdspartnere, herunder navn, kunstnernavn, rolle, relevante kontaktoplysninger samt portræt- og gruppefotos
• oplysninger om skribenter og fotografer, herunder navn, portrætfoto, redaktionel rolle, kreditering og relevante kontaktoplysninger
• pressemateriale, promo- og PR-materiale fra artister, pladeselskaber, management, PR- og pressekontakter, arrangører og samarbejdspartnere
• redaktionelle dokumenter, fotografisk materiale og relateret indhold
• adgangsoplysninger til presse-, management- og promotionportaler, når de er nødvendige for det redaktionelle arbejde

Promomateriale kan modtages som vedhæftninger eller links til blandt andet streamingtjenester, presseportaler og adgangsbeskyttede sider og behandles med henblik på redaktionel vurdering, omtale og planlægning inden for den adgang og de rettigheder, som afsenderen har stillet til rådighed.

Midlertidigt materiale og adgangsoplysninger slettes, når de ikke længere er relevante for det redaktionelle formål.

Løbende adgangsoplysninger behandles fortroligt og opbevares adgangsbeskyttet, så længe de er nødvendige for den redaktionelle virksomhed.

P. Hesselø Photo

P. Hesselø Photo udfører fotografiske aktiviteter primært inden for teater- og musikbranchen.

I den forbindelse kan der behandles:

• oplysninger om kunder og medvirkende, herunder navn, kontaktoplysninger og eventuelle portræt- eller rolleoplysninger
• aftaledokumenter og relateret dokumentation
• fotografisk materiale, herunder råmateriale og videooptagelser

Offentliggørelse og anvendelse af foto- og videomateriale sker i overensstemmelse med den konkrete aftale og det relevante behandlingsgrundlag.

2.4 Medieval Fantasy

Medieval Fantasy er et litterært og rollespilsrelateret projekt administreret af Raven Computers.

I forbindelse med projektet kan der behandles:

• navn og rolle på bidragydere, eksempelvis illustratorer, korrekturlæsere og spiltestere
• relevante oplysninger om redaktører, forlag, trykkerier og andre samarbejdspartnere eller leverandører
• krediteringsoplysninger
• aftaler og dokumentation vedrørende bidrag
• litterært, kreativt og illustrativt materiale
• nødvendig korrespondance
• relevant researchmateriale, herunder offentligt tilgængelige oplysninger, når dette er nødvendigt for projektet

Kontaktoplysninger opbevares kun i det omfang, de fortsat er nødvendige for samarbejdet, dokumentationen eller den relevante korrespondance.

Almindelig projektkorrespondance, som ikke længere har et selvstændigt dokumentations- eller opbevaringsbehov, slettes ved projektets afslutning.

Offentliggørelse af navne, illustrationer og relateret materiale sker efter den konkrete aftale eller accept.

2.5 Datadestruktion, lagringsmedier og papir

I forbindelse med udskiftning eller skrotning af kunders udstyr kan vi modtage og håndtere kundens gamle computere eller lagringsmedier.

Eventuelle data fra den gamle enhed overføres kun efter aftale med kunden til en ny enhed eller til et aftalt fysisk medie.

Efter dataoverførsel kan kunden vælge enten at få det oprindelige lagringsmedie udleveret eller at lade os foretage sikker sletning og efterfølgende fysisk destruktion.

Ved aftalt destruktion slettes lagringsmediet først efter anerkendte metoder og destrueres herefter fysisk, så lagringsenheden gøres ubrugelig og data ikke kan genskabes.

Der opbevares ikke en ekstra kopi af kundens data efter afsluttet overførsel eller destruktion, medmindre kunden særskilt har bestilt eller aftalt en backup.

Papirbaserede personoplysninger, der modtages eller udskrives i forbindelse med en sag, opbevares kun midlertidigt.

Hvis kunden ikke ønsker materialet udleveret, destrueres det, når det ikke længere er nødvendigt for sagen og den relevante fakturering.

Destruktion sker ved krydsmakulering eller tilsvarende sikker metode.

Der opbevares ikke almindelige papirarkiver med kundedata som led i den normale drift.

2.6 McAfee-abonnementer og administration

Ved McAfee-abonnementer, som administreres gennem os, begrænses de personhenførbare profiloplysninger hos McAfee som udgangspunkt til kundens fulde navn, land og e-mailadresse. Kundens betalingsoplysninger opbevares ikke hos McAfee som led i vores administration, da kunden faktureres direkte af os.

MFA er tilknyttet vores administrationsadgang, så længe vi administrerer abonnementet.

Hvis kunden selv overtager administrationen, afvikles vores adgang og tilknyttede MFA.

Hvis administrationen ophører permanent uden at kunden overtager kontoen, eksempelvis ved dødsfald, permanent ophør af kundeforholdet eller manglende kontakt, anonymiseres de personhenførbare profiloplysninger, som vi administrerer på kontoen.

McAfee er selvstændig dataansvarlig for den behandling og de registreringer, som McAfee selv foretager.

3. Formål og retsgrundlag

Personoplysninger behandles blandt andet med følgende formål:

• levering af support, rådgivning, fotografiske og øvrige aftalte ydelser
• tilbudsgivning og indgåelse eller opfyldelse af aftaler
• kundeidentifikation og korrespondance
• administration af licenser og abonnementer, herunder McAfee
• fakturering, bogføring, betaling og håndtering af økonomiske krav
• drifts- og servicekommunikation
• redaktionelle, fotografiske og kreative aktiviteter
• sikring af hjemmesiden og virksomhedens systemer mod spam, misbrug og uautoriseret adgang
• beskyttelse af kundedata og IT-systemer
• dokumentation af kundeforhold, aftaler og leverede ydelser
• håndtering og dokumentation af reklamationer samt opfølgning på leverede ydelser og produkter, herunder inden for Raven Computers' serviceperiode
• administrativ og faglig understøttelse, herunder begrænset brug af AI som beskrevet i afsnit 7

Behandlingen sker afhængigt af den konkrete situation på baggrund af:

• opfyldelse af en aftale eller foranstaltninger forud for en aftale, jf. GDPR artikel 6, stk. 1, litra b
• retlig forpligtelse, herunder bogføringslovgivningen, jf. artikel 6, stk. 1, litra c
• legitim interesse i blandt andet at drive og sikre virksomheden, forebygge misbrug, dokumentere aftaler og kundeforhold samt håndtere økonomiske krav, jf. artikel 6, stk. 1, litra f
• samtykke, hvor en konkret behandling er baseret på samtykke, jf. artikel 6, stk. 1, litra a

Hvor behandling er baseret på samtykke, kan samtykket trækkes tilbage. Tilbagetrækningen påvirker ikke lovligheden af den behandling, der fandt sted før tilbagetrækningen.

4. E-mail, SMS og telefonisk kommunikation

E-mail, SMS og telefonisk kontakt anvendes som en naturlig del af kundeforholdet.

Eksisterende kunder kan modtage drifts- og serviceinformation med direkte relation til det eksisterende kundeforhold, herunder eksempelvis:

• ændringer i priser, produkter, vilkår eller ydelser, der er relevante for kundeforholdet
• anmodning om ajourføring af kundedata
• påmindelser om snarligt udløb af administrerede McAfee-licenser
• ferielukning og anden relevant driftsinformation

Der anvendes ikke særskilt tilmelding til denne almindelige drifts- og servicekommunikation.

Generel drifts- og serviceinformation udsendes kun, når det er relevant, og i et begrænset omfang. Dette omfatter ikke almindelig kundedialog, igangværende supportsager eller kommunikation, som kunden selv har anmodet om.

Der udsendes ikke et generelt nyhedsbrev som led i den almindelige kundeadministration.

Kommunikation, der efter gældende regler udgør markedsføring, sendes kun, når der foreligger det nødvendige lovlige grundlag.

Opbevaring og sletning af skriftlig kommunikation fremgår af afsnit 11.

5. Hjemmeside, hosting, e-mail, logs, cookies og backup

5.1 Hosting, e-mail og tekniske logs

Hjemmesiden og domænerne hostes hos Internet 123, som behandler relevante personoplysninger på vegne af Raven Computers i forbindelse med hostingydelsen.

Skriftlig kommunikation via e-mail og kontaktformular leveres til virksomhedens e-mailløsning hos Proton Mail via krypteret mailinfrastruktur.

Proton AG behandler i forbindelse med virksomhedens anvendelse af tjenesten personoplysninger på vegne af Raven Computers efter den gældende databehandleraftale.

I forbindelse med drift og sikkerhed kan der forekomme teknisk logning, eksempelvis access- og error-logs, som kan indeholde IP-adresse og tekniske oplysninger om browser, enhed og styresystem.

Logning anvendes til drift, stabilitet, fejlfinding, sikkerhed og beskyttelse mod misbrug.

Logfiler opbevares i en begrænset periode efter hostingudbyderens gældende praksis og slettes herefter automatisk. Raven Computers har ikke selvstændig adgang til at ændre hostingudbyderens logningsperiode.

5.2 Cookies

Hjemmesiden anvender teknisk nødvendige cookies til grundlæggende funktionalitet, session og sikker drift. Der anvendes ikke cookies til markedsføring, brugerprofilering eller egen besøgsstatistik. Kontaktformularen anvender Google reCAPTCHA som sikkerhedsbeskyttelse mod spam og misbrug.

5.3 Sikkerhedskopier og snapshots

Hostingmiljøet sikkerhedskopieres automatisk med henblik på at kunne gendanne hjemmesidens filer og databaser efter eksempelvis fejl, angreb, nedbrud eller opgraderinger.

Der kan desuden oprettes manuelle snapshots ved større ændringer, opdateringer eller andre konkrete behov.

Adgang til backup- og snapshotfunktionerne er begrænset til virksomhedsejeren og relevante funktioner hos hostingudbyderen.

Backupmateriale kan ved konkret behov downloades midlertidigt, eksempelvis ved systemfejl, sikkerhedshændelser, teknisk analyse eller gendannelse.

Lokalt downloadet backupmateriale slettes uden unødig forsinkelse, når det konkrete formål er opfyldt.

Der foretages ikke lokal arkivering af hjemmeside- eller databasebackups som led i den almindelige drift.

Oplysninger, der slettes fra det aktive system, kan i en begrænset periode fortsat forekomme i allerede eksisterende sikkerhedskopier, indtil disse slettes efter den gældende backup- og sletterutine. Sådanne kopier anvendes alene til gendannelses- og sikkerhedsformål.

6. Kontaktformularer og beskyttelse mod spam og misbrug

Raven Computers

Raven Computers' kontaktformular anvendes til nye og eksisterende kundehenvendelser.

Privat- og erhvervskunder skal oplyse:

• fulde navn
• adresse
• e-mailadresse
• telefonnummer
• kundetype

Erhvervskunder skal desuden oplyse:

• firmanavn
• CVR-nummer

Der kan frivilligt skrives en besked.

Felterne er obligatoriske, fordi oplysningerne er nødvendige for at identificere, oprette eller finde kunden og, når henvendelsen er fakturerbar, registrere henvendelsen eller supportsagen og gennemføre korrekt fakturering. Kontaktformularen kan derfor ikke indsendes uden de nødvendige oplysninger.

Raven Rock Site

Ved henvendelse gennem Raven Rock Sites kontaktformular behandles navn og e-mailadresse samt det valgte emne og indholdet af brugerens besked. Emnet vælges blandt de faste kategorier Reviews, Photos, Concerts og Feedback.

Afhængigt af henvendelsens karakter kan beskeden indeholde yderligere oplysninger, eksempelvis oplysninger om musikudgivelser, koncerter, artister, arrangører, kontaktpersoner eller ønsket anvendelse af fotografisk materiale.

Oplysningerne behandles med henblik på at modtage, vurdere og besvare henvendelsen samt, når det er relevant, som led i Raven Rock Sites redaktionelle eller fotografiske arbejde.

Materiale og vedhæftninger, der fremsendes direkte pr. e-mail til Raven Rock Site, behandles tilsvarende i det omfang, det er nødvendigt for den konkrete henvendelse.

E-mails, beskeder via kontaktformularen samt eventuelt materiale og vedhæftninger opbevares kun, så længe de er nødvendige eller relevante for den konkrete henvendelse, det redaktionelle eller fotografiske arbejde eller et fortsat dokumentationsbehov. Når dette formål ophører, slettes materialet.

Raven Computers' kontaktformular anvender Google reCAPTCHA til beskyttelse mod automatiserede angreb, spam, svindel og misbrug.

Ved brug af reCAPTCHA kan der behandles tekniske oplysninger om blandt andet IP-adresse, session, browser og enhed.

Behandlingen sker på baggrund af vores legitime interesse i at beskytte hjemmesiden og dens funktioner mod misbrug.

For reCAPTCHA Customer Data behandler Google oplysninger som databehandler på vegne af Raven Computers i forbindelse med denne sikkerhedsfunktion.

7. Brug af AI og dataminimering

AI kan anvendes som administrativt og fagligt hjælpeværktøj, hvor det er relevant for virksomhedens drift. Der behandles kun de oplysninger, der er nødvendige for den konkrete opgave, og personoplysninger begrænses mest muligt.

Ved administrative opgaver kan dette eksempelvis være et navn eller en e-mailadresse sammen med den konkrete oplysning, der skal behandles, såsom en dato eller status. Oplysninger, der ikke er nødvendige for formålet, videregives ikke.

Adgangsoplysninger, betalingsoplysninger, følsomme personoplysninger og andre fortrolige oplysninger anvendes ikke i AI-tjenester.

AI anvendes som hjælpeværktøj og træffer ikke selvstændige beslutninger om kunder eller andre registrerede. Resultater monitoreres og vurderes af virksomhedsejeren, som har ansvaret for den endelige anvendelse.

8. Anmeldelser og sociale medier

Trustpilot og Google Reviews

Vi kan opfordre kunder til frivilligt at afgive en anmeldelse på Trustpilot eller Google Reviews.

Dette sker ved, at kunden får tilsendt eller oplyst et link, henvises til linket på hjemmesiden eller opfordres til selv at finde Raven Computers på den pågældende platform.

Vi videregiver ikke kundens navn, e-mailadresse, kundereference eller andre kundedata til Trustpilot eller Google i forbindelse med disse opfordringer.

Hjemmesiden anvender almindelige eksterne links til anmeldelsesplatformene og ikke indlejrede anmeldelseswidgets.

Hvis kunden vælger at afgive en anmeldelse, sker det direkte på den pågældende platform.

Trustpilot og Google er selvstændige dataansvarlige for den behandling af personoplysninger, der sker på deres egne platforme.

Henvendelser via sociale medier

Sociale medier anvendes som udgangspunkt ikke til egentlig behandling af kundesager.

Hvis en kunde eller anden person kontakter os om en sag via virksomhedens sociale medier eller via virksomhedsejerens private sociale medieprofil, henvises vedkommende som udgangspunkt til at fortsætte sagen telefonisk eller pr. e-mail.

Når personen har bekræftet, at kontakten fortsættes telefonisk eller pr. e-mail, slettes den pågældende chat.

Hvis personen ikke bekræfter dette inden for 2 arbejdsdage, slettes chatten ligeledes. Ved arbejdsdage forstås i denne sammenhæng dage, hvor Raven Computers har åbent efter virksomhedens aktuelle åbningstider.

Dette gælder både virksomhedens egne sociale medieprofiler og virksomhedsrelaterede henvendelser, der modtages via virksomhedsejerens private sociale medieprofiler.

Meta, som driver Facebook og Messenger, og LinkedIn er selvstændige dataansvarlige for deres egne tjenester og den behandling, de selv foretager på platformene.

Kunder og brugere opfordres til ikke at sende følsomme, fortrolige eller unødvendige personoplysninger via sociale medier.

9. Økonomi, regnskab, betaling og inkasso

Kundedata behandles i e-conomic i forbindelse med blandt andet tilbud, fakturering, bogføring og regnskab.

Visma e-conomic A/S behandler disse oplysninger på vegne af Raven Computers efter den gældende databehandleraftale.

Betaling sker som udgangspunkt ved bankoverførsel.

AL Sydbank er selvstændig dataansvarlig for den behandling, banken foretager i forbindelse med sine tjenester og retlige forpligtelser.

Hvis et betalingskrav efter det gældende rykkerforløb overdrages til inkasso, kan nødvendige oplysninger om kunden, kravet og den tilhørende dokumentation videregives til Collectia A/S.

Collectia er dataansvarlig for de oplysninger, som Collectia behandler som led i sine inkassoservices.

Regnskabsmateriale opbevares efter bogføringslovgivningen og den sletterutine, der er beskrevet i afsnit 11.

10. Modtagere, leverandører og overførsel uden for EU/EØS

Personoplysninger deles ikke med uvedkommende.

Raven Computers tilstræber, at behandling af personoplysninger sker inden for EU/EØS.

Afhængigt af den konkrete behandling kan personoplysninger behandles af eller videregives til relevante leverandører inden for blandt andet hosting og e-mail, økonomi og bogføring, fjernsupport, sikkerhed og spam-beskyttelse, licensadministration, bank og inkasso, anmeldelses- og sociale medieplatforme samt eksterne AI-tjenester.

De væsentligste konkrete leverandører og deres anvendelse er beskrevet i de relevante afsnit ovenfor.

Når en leverandør behandler personoplysninger på vores vegne, anvendes databehandleraftale, hvor dette er påkrævet.

Andre leverandører er selvstændige dataansvarlige for den behandling, de selv udfører.

Nogle leverandører eller deres underleverandører kan behandle eller overføre oplysninger uden for EU/EØS.

Hvor en sådan overførsel finder sted, skal den ske på et gyldigt overførselsgrundlag, eksempelvis:

• en gældende afgørelse om tilstrækkeligt beskyttelsesniveau
• EU-U.S. Data Privacy Framework, hvor dette finder anvendelse
• EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser
• andre lovlige overførselsmekanismer efter gældende databeskyttelsesregler

Vi tilstræber at anvende leverandører, der offentligt oplyser et lovligt overførselsgrundlag og relevante sikkerhedsforanstaltninger.

Hvis dine personoplysninger er omfattet af en sådan overførsel, kan du kontakte os via kontaktoplysningerne i afsnit 13 for at få nærmere information om det relevante overførselsgrundlag og, hvor det er relevant, hvordan du kan få adgang til eller en kopi af de anvendte garantier.

11. Opbevaring, kundeoprydning og sletning

Personoplysninger opbevares ikke længere, end det er nødvendigt for det formål, de behandles til.

Vi foretager løbende og mindst én gang årligt en gennemgang af kundedata med henblik på at sikre, at personoplysninger ikke opbevares længere end nødvendigt.

Ved vurderingen lægges der blandt andet vægt på tidspunktet for seneste fakturering, seneste meningsfulde kundekontakt, eventuelle igangværende eller uafsluttede sager samt lovpligtige opbevaringskrav.

Ved meningsfuld kundekontakt forstås konkret kommunikation vedrørende eksempelvis support, rådgivning, tilbud, aftaler, licensadministration eller andre forhold med direkte tilknytning til et eksisterende eller muligt kundeforhold.

En administrativ henvendelse fra os om fortsat registrering anses ikke i sig selv som ny kundekontakt, hvis kunden ikke besvarer henvendelsen.

Kunder med tidligere fakturering

Kunder, der ikke har haft meningsfuld kontakt med os i 2 år, markeres administrativt som inaktive eller spærrede i økonomisystemet, medmindre der fortsat foreligger et konkret sagligt formål med at betragte kundeforholdet som aktivt.

Kundedata, der indgår i eller er nødvendige for dokumentation af fakturaer og øvrigt regnskabsmateriale, opbevares i den periode, der følger af gældende bogføringslovgivning.

Regnskabsmateriale opbevares som udgangspunkt i 5 år fra udgangen af det regnskabsår, materialet vedrører.

Når den lovpligtige opbevaringsperiode er udløbet, slettes eller anonymiseres kundeposten, hvis der ikke længere foreligger et andet sagligt eller lovpligtigt formål med fortsat opbevaring.

Hvis dele af oplysningerne fortsat skal opbevares på grund af eksempelvis bogføringsreglerne, kan øvrige personhenførbare oplysninger anonymiseres, mens det nødvendige regnskabsmateriale bevares indtil opbevaringsperiodens udløb.

For kalenderårsregnskab sker sletning eller anonymisering derfor som udgangspunkt senest den 31. december i det femte år efter udgangen af det regnskabsår, hvor den seneste relevante faktura blev udstedt.

Kunder, der aldrig er blevet faktureret

Kundeposter, hvor der aldrig er udstedt en faktura, er ikke omfattet af den almindelige bogføringsmæssige opbevaringsperiode alene som følge af kunderegistreringen.

Behovet for fortsat opbevaring vurderes derfor på baggrund af den seneste meningsfulde kundekontakt og eventuelle igangværende forhold.

Hvis der ikke har været meningsfuld kundekontakt inden for de seneste 12 måneder, og der ikke findes en åben supportsag, et tilbud, en aftale, licensadministration eller andet aktuelt formål, kan vi sende én administrativ e-mail for at afklare, om kunden fortsat ønsker at være registreret.

Kunden gives 14 dage til at svare.

Hvis kunden meddeler, at registreringen ikke længere ønskes, eller hvis henvendelsen ikke besvares inden fristens udløb, slettes eller anonymiseres kundeposten, medmindre der findes et andet dokumenterbart og lovligt grundlag for fortsat opbevaring.

Hvis kunden bekræfter, at kundeforholdet ønskes opretholdt, betragtes besvarelsen som ny meningsfuld kundekontakt.

Hvis der har været meningsfuld kundekontakt inden for de seneste 12 måneder, kan vi tilsvarende kontakte kunden for at afklare, om kundeforholdet fortsat ønskes opretholdt. Manglende svar medfører i denne situation ikke i sig selv øjeblikkelig sletning, hvis den eksisterende kundekontakt fortsat er så nylig, at der foreligger et sagligt formål med midlertidig opbevaring.

Kundeposten vurderes på ny, når der er gået 12 måneder siden den seneste meningsfulde kundekontakt.

Åbne og uafsluttede forhold

Hvis der findes en konkret uafsluttet supportsag, et tilbud, en aftale, aktiv licensadministration, reklamation, uafklaret betaling eller anden igangværende kundedialog, kan de nødvendige oplysninger opbevares, så længe det konkrete formål består.

Når forholdet afsluttes, omfattes oplysningerne af den almindelige sletterutine.

E-mails, kontaktformularer, SMS og anden skriftlig kommunikation

Almindelig skriftlig kommunikation mellem Raven Computers og kunden opbevares som udgangspunkt kun for indeværende og forrige måned.

Kommunikation kan opbevares længere, hvis der eksempelvis foreligger:

• en åben eller uafsluttet sag
• reklamation, Raven Computers' serviceperiode eller relevant producentgaranti
• en ubetalt eller uafklaret faktura
• en gældende aftale
• et andet aktuelt dokumentationsbehov

Når det konkrete formål ophører, slettes kommunikationen permanent.

Materiale, der udgør regnskabsbilag eller bogføringsrelevant dokumentation, eksempelvis relevante tilbud, ordrebekræftelser eller fakturakorrespondance, opbevares efter reglerne for regnskabsmateriale.

Som led i den løbende sletterutine kan tidligere korrespondance gennemgås for at fastslå tidspunktet for seneste meningsfulde kundekontakt og undersøge, om der fortsat findes et sagligt behov for opbevaring.

Gamle e-mails eller anden kommunikation, som fortsat findes ved en fejl eller ikke længere tjener et aktuelt dokumentations-, support-, aftale- eller andet sagligt formål, slettes som led i oprydningen.

Den blotte eksistens af ældre korrespondance udgør ikke i sig selv et grundlag for at forlænge opbevaringen af kundedata.

Supportdata og arbejdsnoter

Midlertidige supportdata, adgangsoplysninger og arbejdsnoter slettes eller destrueres, når de ikke længere er nødvendige for den konkrete opgave.

Dette omfatter blandt andet midlertidige installations- og klargøringsark med kunde- eller adgangsoplysninger.

Papirbaseret materiale håndteres som beskrevet i afsnit 2.5.

Sociale medier

Chats vedrørende kundesager slettes efter den særskilte korte sletterutine beskrevet i afsnit 8.

McAfee

Oplysninger vedrørende McAfee-administration opbevares, så længe der foreligger en aktiv administrationsaftale eller et andet relevant formål, og håndteres ved ophør som beskrevet i afsnit 2.6.

Redaktionelt, fotografisk og kreativt materiale

Redaktionelt, fotografisk og kreativt materiale samt aftaledokumenter og krediteringsoplysninger kan opbevares, så længe der består et redaktionelt, aftalemæssigt, dokumentationsmæssigt eller andet sagligt formål.

En konkret anmodning om sletning vurderes efter de rettigheder og eventuelle undtagelser, der gælder for den pågældende behandling.

Logs og backups

Tekniske logs, automatiske backups og manuelle snapshots opbevares efter deres drifts-, sikkerheds- og gendannelsesformål samt den relevante leverandørs og Raven Computers' gældende slettepraksis.

Backups og snapshots anvendes ikke som almindeligt arkiv for personoplysninger uden et relevant gendannelses- eller sikkerhedsformål.

12. Dine rettigheder

Efter databeskyttelsesreglerne kan du, afhængigt af den konkrete behandling, have ret til:

• indsigt i de personoplysninger, der behandles om dig
• berigtigelse af urigtige oplysninger
• sletning, når betingelserne herfor er opfyldt
• begrænsning af behandling
• indsigelse mod behandling
• dataportabilitet, hvor reglerne finder anvendelse
• tilbagetrækning af samtykke, hvis behandlingen er baseret på samtykke
• at klage til Datatilsynet

Hvis nogle oplysninger fortsat skal opbevares på grund af en retlig forpligtelse, kan en anmodning om sletning ikke nødvendigvis føre til øjeblikkelig fuld sletning. Oplysningerne begrænses, slettes eller anonymiseres i det omfang, der er mulighed og grundlag for det.

Hvis vi har videregivet personoplysninger til andre modtagere, underretter vi dem om berigtigelse, sletning eller begrænsning af behandlingen, når databeskyttelsesreglerne kræver det, medmindre dette er umuligt eller kræver en uforholdsmæssig stor indsats. Hvis du beder om det, oplyser vi dig om disse modtagere.

Anmodninger om udøvelse af rettigheder kan fremsættes via kontaktoplysningerne i afsnit 13.

Hvis der er rimelig tvivl om identiteten på den person, der fremsætter en anmodning, kan vi bede om de yderligere oplysninger, der er nødvendige for at sikre, at personoplysninger ikke udleveres til den forkerte person.

Henvendelser behandles uden unødig forsinkelse og som udgangspunkt senest én måned efter modtagelsen.

Fristen kan forlænges med op til yderligere to måneder, hvis dette er nødvendigt på grund af anmodningens kompleksitet eller antallet af anmodninger. I så fald gives der besked om forlængelsen og årsagen hertil inden for den første måned.

Hvis du mener, at dine personoplysninger behandles i strid med databeskyttelsesreglerne, har du ret til at klage til Datatilsynet.

13. Informationssikkerhed, persondatabrud og kontakt

Virksomhedens egen adgang til personoplysninger er begrænset til virksomhedsejeren og sker kun via personlige og adgangsbeskyttede systemer og i det omfang, det er nødvendigt for den konkrete opgave eller virksomhedens lovlige drift.

Der arbejdes blandt andet med dataminimering, mindst mulig nødvendig adgang, stærke adgangskoder, multifaktorgodkendelse, hvor det er relevant, opdaterede systemer samt passende tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger.

Leverandører og databehandlere får kun adgang i det omfang, det er nødvendigt for deres funktion.

Hvis der konstateres et muligt brud på persondatasikkerheden, vurderes, begrænses og dokumenteres hændelsen.

Hvis et brud er anmeldelsespligtigt, anmeldes det til Datatilsynet uden unødig forsinkelse og om muligt senest 72 timer efter, at Raven Computers er blevet bekendt med bruddet.

Hvis bruddet sandsynligvis indebærer en høj risiko for de berørte personers rettigheder og frihedsrettigheder, underrettes de uden unødig forsinkelse i overensstemmelse med databeskyttelsesreglerne.

Dataansvarlig og kontakt

Raven Computers, CVR 33824521, Blankager 65, 2620 Albertslund
E-mail: dataprotection@ravencomputers.net

Spørgsmål, indsigelser eller reklamationer om denne privatlivspolitik, behandling af personoplysninger, ansvarlig dataanvendelse eller IT-sikkerhed samt anmodninger om udøvelse af rettigheder kan rettes til ovenstående kontaktoplysninger.

Hvis der foretages væsentlige ændringer i privatlivspolitikken, vil de fremgå af hjemmesiden og, hvor det er relevant og nødvendigt, blive meddelt direkte til de berørte registrerede.

---

Senest opdateret: 5. oktober 2026